Efficiënt debiteurenmanagement is essentieel voor een gezonde cashflow. Toch gebruiken veel bedrijven een reactieve aanpak; ze ondernemen pas actie wanneer facturen te lang openstaan. Dit kost tijd, verhoogt financiële risico’s en legt druk op klantrelaties.

Maar hoe zorgt een bedrijf voor een gezonde, proactieve aanpak? Welke stappen moeten daarvoor worden genomen en wat zijn de risico’s en voordelen? 

In dit blogbericht ontdekt u de beste manier om uw debiteurenbeheer aan te pakken. Ga voor een proactief debiteurenmanagement en stroomlijn uw bedrijfsprocessen.

Dit artikel in 30 seconden

• Efficiënt debiteurenmanagement is essentieel voor een gezonde cashflow en sterke klantrelaties. 
• Veel bedrijven werken reactief in plaats van proactief. Ze ondernemen pas actie als facturen te lang openstaan, wat inefficiënt is en risico’s verhoogt. 
• Proactief debiteurenbeheer verbetert daarentegen de bedrijfsprocessen. Het voorkomt problemen in plaats van ze te verhelpen.
• Er zijn enkele strategieën om proactief debiteurenbeheer toe te passen:
  • Door vroegtijdig te communiceren met klanten, ga voor de persoonlijke benadering.
  • Door regelmatige kredietbeoordelingen en kredietlimieten in te stellen.
  • Door voorspellende analyses te gebruiken om trends te herkennen.
  • Door klantencommunicatie vast te leggen in één overzichtelijk systeem. 
  • Door segmentatie toe te passen, waardoor het mediatype aansluit op de behoefte van de klant. 
  • Door structureel en consequent te herinneren 
  • Door het eenvoudig te maken voor de klant om klachten omtrent een factuur te melden.
• Integraties met meer dan 800 verschillende boekhoudprogramma’s en ERP-systemen, zoals Exact, AFAS en SAP via API, maken foutgevoelige handmatige acties overbodig.
• MaxCredible biedt de tools voor automatisering:
  • Automatische betalingsherinneringen in uw huisstijl.
  • Kredietbeoordelingen op basis van realtime data.
  • Dashboards en rapportages voor continu inzicht.
  • Monitoren van betalingsafspraken en betalingsregelingen en het evt. automatisch herinneren. 
  • Dispuutmanagement voor het efficiënt afhandelen van klachten die betrekking hebben op onbetaalde facturen. 
• MaxCredible’s software integreert naadloos met uw bestaande systemen.
• Meer weten of MaxCredible direct 7 dagen gratis uitproberen? Neem vrijblijvend contact op of vraag direct de gratis demo aan.
  • ☎️ +31 (0)20 344 9070
  • 📧 of e-mail naar: servicedesk@maxcredible.com

Wat is debiteurenmanagement?

Debiteurenmanagement is het proces waarbij bedrijven betalingen beheren die zij nog moeten ontvangen van klanten. Debiteurenmanagement is eigenlijk hetzelfde als debiteurenbeheer. Goed debiteurenmanagement voorkomt dat uw bedrijf na maanden achter openstaande facturen komt, omdat het overzichtelijk wordt bijgehouden. 

Het is belangrijk dat betalingen op tijd worden gedaan. Zo houdt u grip op uw financiën, wat gelijkstaat aan een stabiele cashflow. Als geld snel wordt geïncasseerd, heeft u meer liquide middelen om te investeren in groei, bijvoorbeeld. 

Daarnaast verlaagt goed debiteurenmanagement risico’s. Is het openstaande bedrag nog bij de klant? Dan heeft dit een hoger risico, omdat zijn financiële positie nooit zeker is. Gaat hij failliet? Dan bent u het geld en de producten of diensten kwijt. 

Reactief debiteurenmanagement

Veel bedrijven werken met een reactieve aanpak. Dit houdt in dat ze pas actie ondernemen als facturen te lang openstaan. Ze krijgen een melding of zien dat betalingen niet op tijd binnenkomen en gaan dan pas op onderzoek uit waar het proces fout loopt. Reageert uw bedrijf reactief? Dan is het eigenlijk altijd te laat. Als u te laat bent, zult u uw klant onderdruk moeten zetten om uw geld te ontvangen. Dit zorgt voor frustraties bij de klant. Deze frustraties zijn dus vaak het gevolg van handmatige processen en een gebrek aan realtime-inzicht.

Reactief debiteurenmanagement zorgt dus voor vertraagde betalingen, opgelopen risico’s en inefficiënte processen. Daarom is het voor ieder bedrijf beter om een proactieve aanpak te gebruiken: wees er op tijd bij en zorg ervoor dat problemen voorkomen worden in plaats van verholpen.

Bent u bang dat de stap naar proactief debiteurenmanagement veel tijd kost? Maakt u zich geen zorgen, want een proactief beleid kost niet meer tijd dan reactief. Sterker nog, door uw debiteurenmanagement te automatiseren, bespaart u tot 80% van uw tijd omdat tijdrovende, herhalende taken niet meer nodig zijn. Daarbij worden facturen tot 50% sneller betaald. Zet daarom de stap vandaag nog en verbeter uw cashflow aanzienlijk. 

Hoe integreer ik proactief debiteurenbeheer?

Proactief debiteurenbeheer houdt feitelijk in dat u grip moet krijgen op uw bedrijfsprocessen voordat de problemen ontstaan. Neem bijvoorbeeld de communicatie met uw klanten, of uw kredietbeheer.

Proactief debiteurenbeheer wordt toegepast met gerichte strategieën, zoals:

• Vroegtijdig communiceren met uw klanten en debiteuren. Ga een persoonlijk gesprek aan.
• Regelmatig kredietbeoordelingen en kredietlimieten instellen.
• Voorspellende analyses gebruiken om trends te herkennen.
• Klantcommunicatie integreren in één overzichtelijk systeem.
• Het toepassen van segmentatie, waardoor mediatypes aansluiten op de behoeften van de klant. 
• Structurele en consequente betalingsherinneringen. 
• Eenvoudige klachtenadministratie met betrekking tot facturen. 

Vroegtijdige communicatie met klanten

Open en heldere communicatie is essentieel voor ieder bedrijf, zowel voor grote bedrijven als eenmanszaken. Zorg dat klanten en debiteuren direct op de hoogte zijn van factuurvoorwaarden en betaaltermijnen. Stuur tijdig betalingsherinneringen om verwarring of vertragingen te voorkomen. Door klanten proactief te benaderen, voorkomt u dat facturen onbetaald blijven.

Regelmatige kredietbeoordelingen en kredietlimieten

Ken uw klanten. Een kredietbeoordeling geeft inzicht in hun financiële gezondheid en betaalcapaciteit. Stel op basis hiervan kredietlimieten in om risico’s te minimaliseren. Regelmatige beoordelingen zorgen ervoor dat u snel kunt anticiperen op veranderingen in liquiditeit.

Voorspellende analyses gebruiken

Met voorspellende analyses krijgt u inzicht in trends en toekomstig betalingsgedrag. Data-analyse helpt om potentiële problemen te signaleren, zoals debiteuren die vaker te laat betalen. Dit maakt het eenvoudiger om op tijd maatregelen te nemen en uw cashflow te beschermen.

Integratie van klantgegevens

Breng alle klantinformatie samen in één systeem. Dit maakt uw debiteurenbeheer niet alleen overzichtelijker, maar ook efficiënter.

Probeer de creditmanagementsoftware van MaxCredible gratis uit! 

Probeer bijvoorbeeld de creditmanagementsoftware van MaxCredible. Met MaxCredible incasseert u heel eenvoudig uw openstaande facturen. De software van MaxCredible wordt wereldwijd op elk continent gebruikt. 

Het maakt niet uit in welke fase uw bedrijf zicht bevindt. De creditmanagementsoftware van MaxCredible groeit namelijk met uw bedrijf mee, van 500 tot meer dan 40.000 facturen per maand. 

Benieuwd naar wat MaxCredible voor uw bedrijf kan betekenen? Neem vandaag nog contact op of probeer MaxCredible vrijblijvend uit > 

Automatisering is de sleutel tot proactief debiteurenmanagement

Proactief debiteurenbeheer begint bij automatisering. Het vermindert tijdrovende, handmatige processen en geeft uw bedrijf tools om sneller en efficiënter te werken. Automatisering zorgt onder andere voor:

• Automatische betalingsherinneringen. Facturen worden opgevolgd en klanten/ debiteuren betalen sneller.
• Krijg een melding als de kredietwaardigheid van uw klant vermindert met de automatische kredietmonitoringsmodule. 
• Opvolgingen en rapportages. Dashboards bieden continu inzicht in openstaande facturen.

Ga bijvoorbeeld voor de creditmanagementsoftware van MaxCredible en ontdek dat uw facturen tot 50% sneller worden betaald. Daarnaast zorgt de software ervoor dat uw medewerkers tot 80% tijd besparen op herhalende werkzaamheden. 

Het handmatig versturen van herinneringen is verleden tijd. Ook het bijhouden van wie heeft betaald, of welke facturen nog openstaan, wordt automatisch gedaan door de creditmanagementsoftware van MaxCredible.

Automatiseer door eenvoudig te koppelen met boekhoudsoftware en ERP-systemen

De kracht van automatisering zit in het koppelen met systemen. Met API-integraties kunt u boekhoudsoftware zoals Exact, Twinfield, AFAS en meer dan 800 andere systemen naadloos verbinden met uw software. Hierdoor worden gegevens realtime gesynchroniseerd, wat foutgevoelige handmatige invoer overbodig maakt.

MaxCredible biedt deze integratiemogelijkheden in een gebruiksvriendelijk platform. Door uw systemen te koppelen via MaxCredible, krijgt u realtime-inzicht in uw debiteurenbeheer en worden processen efficiënt en betrouwbaar. 

Vermindering van fouten en tijdsbesparing

Automatisering minimaliseert menselijke fouten en verlaagt de administratieve last. Taken die voorheen uren duurden, zoals betalingen bijhouden of betalingsstatussen controleren, worden in enkele seconden uitgevoerd. Zo bespaart u tijd én verhoogt u de nauwkeurigheid van uw debiteurenbeheer.

Met MaxCredible automatiseert u routinetaken, verlaagt u de foutgevoeligheid en krijgt u meer grip op uw cashflow. De software biedt geavanceerde functionaliteiten waarmee u uw debiteurenbeheer eenvoudig proactief maakt.

Maximaal resultaat met MaxCredible: Door te kiezen voor MaxCredible maakt u processen efficiënter, minimaliseert u risico’s en versterkt u de financiële gezondheid van uw organisatie. Een geautomatiseerde aanpak maakt debiteurenbeheer niet alleen eenvoudiger, maar ook effectiever. Oveƒrweeg MaxCredible om het maximale uit uw debiteurenbeheer te halen.

Heeft u vragen over de mogelijkheden? Neem contact op en ontdek hoe MaxCredible uw bedrijfsprocessen kan automatiseren.

Realtime inzichten voor strategische beslissingen

Realtime data is onmisbaar in modern debiteurenbeheer. Met actuele rapportages krijgt u een compleet en accuraat beeld van uw openstaande facturen en het betalingsgedrag van uw debiteuren. Dit stelt u in staat om sneller te handelen en in contact te treden met uw klanten. Zo komt u tot de juiste oplossing en lost u problemen op, zodat facturen sneller betaald worden. 

Probeer MaxCredible nu 7 dagen gratis uit, of vraag een live demo aan! 

Wilt u zien hoe MaxCredible uw debiteurenbeheer stroomlijnt en uw klantrelaties verbetert? Vraag dan nu een gratis demo aan en laat u adviseren door onze financiële experts. 

MaxCredible biedt uitgebreide functionaliteiten voor issuemanagement, waarmee factuurdisputen snel en effectief worden opgelost. Dit zorgt ervoor dat de problemen rondom een factuur eerder worden verholpen. Snellere betalingen verminderen het risico en voorkomen afschrijvingen van facturen. 

Werk samen met MaxCredible en Tableau Reporting

Met de BI-tool van Tableau ontvangt u uitgebreide rapportagemogelijkheden. De Business Intelligence software van Tableau helpt met het verzamelen, analyseren en visualiseren van data. Zo neemt uw bedrijf beter geïnformeerde beslissingen. 

De software van MaxCredible werkt naadloos samen met Tableau Reporting. Zo zorgt u ervoor dat uw debiteurenbeheerdata wordt gevisualiseerd in standaard rapportages via interactieve dashboards. Deze rapportages zijn zeer uitgebreid.

De samenwerking tussen MaxCredible en Tableau helpt bij het identificeren van trends en ondersteunt bij het nemen van strategische beslissingen. 

Met de integratie van Tableau in MaxCredible kunt u:

• Realtime inzicht krijgen in uw order-to-cash-proces. Neem de controle over uw administratie terug.
• Knelpunten identificeren, zoals disputen en aanmaningen veroorzaakt door fouten in masterdata of logistieke problemen.

Wilt u ontdekken wat u nog meer kunt doen om uw Order-to-Cash-proces te optimaliseren? U ontdekt het in ons blogbericht over het O2C-proces >

Andere systemen of partners? Geen probleem!

Maakt uw bedrijf gebruik van andere systemen die MaxCredible niet standaard ondersteunt? Geen probleem. MaxCredible biedt flexibele koppelingsmogelijkheden om naadloos te koppelen met uw bestaande oplossingen. 

Vragen of meer informatie? Neem dan contact op met een van onze experts. We helpen u graag om ook uw debiteurenmanagement te optimaliseren. Samen gaan we voor gestroomlijnde processen en snel betaalde facturen. 

Veelgestelde vragen

Wat doet u bij debiteurenbeheer?

Met goed debiteurenbeheer zorgt u ervoor dat de communicatie met uw klant omtrent openstaande facturen efficiënt is ingericht. Hierdoor komen de betalingen van klanten op tijd binnen.

Met goed debiteurenbeheer houdt u grip op uw cashflow en voorkomt u financiële problemen. Het is verstandig om hierbij duidelijke afspraken te maken met uw klanten en gebruik te maken van software zoals MaxCredible om het proces efficiënter te maken.

Hoe kunt u debiteurenbeheer automatiseren?

U kunt debiteurenbeheer automatiseren door gebruik te maken van software die facturen, herinneringen en incasso’s automatisch verstuurt. Dit bespaart tijd en vermindert fouten.

Waarom is debiteurenbeheer belangrijk voor uw bedrijf?

Goed debiteurenbeheer zorgt voor een gezonde cashflow, voorkomt betalingsachterstanden en minimaliseert financiële risico’s.

Welke tools zijn handig voor debiteurenbeheer?

Software zoals Exact, SalesForce of AFAS helpt u met automatische facturatie en boekhoudkundige rapportages. Al deze software is eenvoudig te koppelen met MaxCredible voor een maximaal resultaat.

Hoe voorkomt u betalingsachterstanden bij klanten?

Voorkom betalingsachterstanden door duidelijke betaalvoorwaarden op te stellen, kredietchecks uit te voeren en proactief betalingsherinneringen te sturen.

Wat zijn de beste tips voor effectief debiteurenbeheer?

Gebruik automatiseringssoftware, stel heldere betaalafspraken, volg achterstallige betalingen snel op en voer regelmatig kredietcontroles uit.

Hoe lost u een betalingsachterstand van een klant op?

Neem contact op met de klant, bied een betalingsregeling aan indien nodig, en schakel bij langdurige achterstand een incassobureau in.

Hoe meet u de prestaties van uw debiteurenbeheer?

U meet dit aan de hand van de DSO (Days Sales Outstanding), die aangeeft hoe lang klanten erover doen om te betalen.

Wat zijn de kosten van slecht debiteurenbeheer?

Slecht debiteurenbeheer kan leiden tot cashflowproblemen, hoge incassokosten en een groter risico op oninbare vorderingen. De daadwerkelijke kosten verschillen per bedrijf en sector.

Hoe stelt u een effectief incassobeleid op?

Een effectief incassobeleid bevat duidelijke procedures, vaste termijnen en een gestructureerde opvolging van openstaande betalingen.

Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en incasso?

Debiteurenbeheer richt zich op het voorkomen van betalingsachterstanden, terwijl incasso wordt ingezet als betalingen uitblijven.