Tot wel 37,6% van de facturen in West-Europa wordt te laat betaald. Bent u ook veel tijd kwijt aan openstaande facturen herinneren? Of merkt u dat handmatige processen veel tijd kosten en veel fouten opleveren? Inefficiënt debiteurenbeheer zet de cashflow van uw organisatie flink onder druk en staat groei in de weg.

Een sterke debiteurenafdeling maakt het verschil. U haalt betalingen (tot wel 50%) sneller binnen. De DSO verbetert en de werkdruk voor uw debiteurenafdeling neemt tot wel 80% af. Door slimme aanpassingen te doen voorkomt u betalingsachterstanden, bespaart u tijd en verbetert u de relatie met uw klanten. 

In dit blog geven we u vijf bewezen tips om uw debiteurenafdeling te optimaliseren. Tijd voor meer grip en minder gedoe. 

Dit artikel in 30 seconden

• Een sterke debiteurenafdeling is cruciaal voor uw organisatie. Inefficiënt debiteurenbeheer leidt tot fouten, vertragingen en betalingsachterstanden die de cashflow en groei belemmeren. 
• U verbetert uw debiteurenafdeling met deze vijf tips: 
• Tip 1: Automatiseer betalingsherinneringen via diverse communicatiekanalen.
  • Geautomatiseerde communicatie via e-mail, sms, brief, WhatsApp en andere communicatiekanalen zorgen dat klanten sneller betalen. Dit bespaart tijd, helpt fouten te voorkomen en garandeert dat herinneringen consistent worden verzonden.
• Tip 2: Gebruik gepersonaliseerde communicatietemplates.
  • Door het professionaliseren van klantcommunicatie in uw eigen bedrijfsstijl, creëert u duidelijkheid en consistentie wat het klantvertrouwen versterkt.
  • Door middel van het segmenteren, ofwel het categoriseren van uw klanten (bijvoorbeeld het splitsen van MKB en grote ondernemingen), sluit uw communicatie beter aan op de klant. Het verbetert niet alleen de klanttevredenheid, maar verhoogt ook de kans op tijdige betalingen.
• Tip 3: Bied klanten een selfservice klantenportaal.
  • Met een klantenportaal bekijken debiteuren eenvoudig alle facturen, treffen ze betalingsregelingen of melden ze disputen. Dit verlaagt de werkdruk van uw team en geeft debiteuren 24/7 toegang tot hun financiële zaken.
• Tip 4: Gebruik realtime inzichten en rapportages.
  • Realtime data toont welke facturen openstaan en brengt risico’s op wanbetaling in kaart. Met deze inzichten kunt u tijdig actie ondernemen en uw debiteurenbeheer strategisch verbeteren.
• Tip 5: Bereid uw organisatie voor op e-facturatie.
  • E-facturatie wordt in steeds meer Europese landen verplicht. Door nu te investeren in systemen die voldoen aan de nieuwste normen, blijft uw organisatie compliant en profiteert u van efficiëntere facturatieprocessen.
• Met MaxCredible vereenvoudigt u het debiteurenbeheer direct! 
  • Automatiseer betalingsherinneringen.
  • Personaliseer communicatie.
  • Bied uw klanten een gebruiksvriendelijk klantenportaal.
  • Kies voor realtime inzichten.
  • Wees voorbereid op e-facturatie.
• Met geautomatiseerd debiteurenbeheer maakt u processen efficiënter en klantgerichter. Ontdek het verschil met MaxCredible, ervaar minder werkdruk en een sterkere cashflow.
• Probeer MaxCredible’s creditmanagementsoftware nu 7 dagen gratis uit, of vraag een live demo aan:
  • ☎️ +31 (0)20 344 9070
  • 📧 of e-mail naar: servicedesk@maxcredible.com

Tip 1: Automatiseer betalingsherinneringen

Een van de effectiefste manieren om uw debiteurenafdeling te optimaliseren, is door betalingsherinneringen te automatiseren. Bedrijven die betalingsherinneringen automatiseren, zien gemiddeld 50% snellere betalingen. Ook herhalende taken nemen af tot wel 80%. Met MaxCredible kunt u zelfs herinneringen personaliseren en verschillende kanalen combineren, zoals e-mail, brief en WhatsApp.

“Bij Arxada leidde geautomatiseerd debiteurenbeheer tot een significante DSO-daling. En dat in slechts 6 weken na implementatie.”

Hoe werkt dat in de praktijk, geautomatiseerde betalingsherinneringen? Geautomatiseerde herinneringen ‘waarschuwen’ klanten voor openstaande facturen. Deze meldingen worden tijdig verstuurd via verschillende kanalen, zoals e-mail, sms, brieven, WhatsApp of zelfs telefonisch. Door herinneringen te automatiseren, kunt u tot 80% van de tijd besparen die normaal aan handmatige opvolging wordt besteed.

Zonder automatisering kan dit proces omslachtig worden en missen herinneringen vaak een persoonlijke touch, wat het minder effectief maakt. Door uw klanten slim te segmenteren verbetert de respons. Zo scheidt u uw klanten op grootte van het bedrijf, industrie, duur van de relatie, et cetera. 

Waarom zijn geoptimaliseerde betalingsherinneringen essentieel voor uw debiteurenafdeling?

• Automatisering neemt het handmatige werk uit handen. Financiële medewerkers hoeven niet langer debiteuren te monitoren of herinneringen handmatig te versturen.
• Met regelmatige herinneringen of vooraankondigingen betalen klanten doorgaans sneller. Geen gemiste herinneringen meer door menselijke fouten.

Praktische tips voor effectieve herinneringen:

• Beste tijdstippen: Stuur herinneringen op werkdagen in de ochtend, wanneer klanten het best bereikbaar zijn.
• Frequentie: Start met een vriendelijke herinnering vlak na de vervaldatum en intensiveer bij uitblijvende betalingen. Veel last van late betalingen? Pak de telefoon of stuur een brief.
• Effectieve berichten: Gebruik een duidelijke en professionele toon en maak het gemakkelijk voor de klant om te betalen. Doe dit bijvoorbeeld met een betaallink, of een link naar een klantportaal waar de klant een overzicht van de facturen kan inzien. Hier kan hij ook een dispuut melden of een betaalregeling aanvragen. Op deze manier kan de klant direct contact opnemen. Dat zou er zou uit kunnen zien: 

“Beste [Naam], 

Uw factuur van [bedrag] met nummer [factuurnummer] is vervallen op [datum].

Betaal eenvoudig via deze link [betaallink] of bezoek het klantportaal voor een volledig overzicht van openstaande facturen [link klantportaal].”

Gezien de grote hoeveelheid phishingmails is het belangrijk dat klanten kunnen verifiëren of de mail echt is.

Tip 2: Gebruik gepersonaliseerde communicatietemplates

Gepersonaliseerde communicatie is een van de krachtigste manieren om klanttevredenheid te verbeteren en sneller betaald te krijgen. Door herinneringen en andere communicatie af te stemmen op de ontvanger, creëert u een klantgerichte ervaring die niet alleen professioneel overkomt, maar ook meer vertrouwen wekt.

Bijvoorbeeld: klanten met een hoge kredietwaardigheid ontvangen mildere herinneringen, terwijl risicovolle klanten een strengere aanpak krijgen.

Waarom gepersonaliseerde communicatie belangrijk is

• Klantgerichtheid: Aansluiting bij de doelgroep verhoogt de kans op respons. Het segmenteren van communicatiemogelijkheden leidt tot snellere betalingen en een hogere klanttevredenheid.
• Branding: Consistente look & feel in uw communicatie versterkt uw merk en wekt vertrouwen. Een herinnering die aansluit bij uw huisstijl zorgt ervoor dat klanten uw organisatie herkennen en serieus nemen.

Praktische voorbeelden voor gepersonaliseerde communicatie

• B2C: Segmentatie op leeftijd:
  • Jongeren (18-35 jaar):
    • Eerste herinnering: e-mail (op vervaldatum).
    • Tweede herinnering: sms (8 dagen na vervaldatum).
    • Derde herinnering: WhatsApp (15 dagen na vervaldatum).
    • Vierde herinnering: brief (18 dagen na vervaldatum).
    • Laatste herinnering: telefoongesprek (25 dagen na vervaldatum).
  • Ouderen (35-80+ jaar):
    • Eerste herinnering: e-mail (op vervaldatum).
    • Tweede herinnering: brief (8 dagen na vervaldatum).
    • Derde herinnering: sms (15 dagen na vervaldatum).
    • Vierde herinnering: brief (18 dagen na vervaldatum).
    • Laatste herinnering: telefoongesprek (25 dagen na vervaldatum).
• Andere segmentatiecriteria: Gebruik gegevens zoals kredietscore, regio of hoogte van het uitstaande bedrag om communicatie verder te personaliseren.

Door het professionaliseren van klantcommunicatie in uw eigen bedrijfsstijl, creëert u duidelijkheid en consistentie. Dit versterkt het klantvertrouwen en draagt bij aan tijdige betalingen. Door middel van segmentatie – bijvoorbeeld op klanttype, kredietscore, regio of uitstaand bedrag – sluit de communicatie beter aan bij de klantbehoefte.

• B2B: Segmentatie op klanttype: MKB vs. grote ondernemingen

• •  MKB-klanten

• • • Eerste herinnering: e-mail (op vervaldatum, met directe betaallink).
    • Tweede herinnering: WhatsApp of sms (7 dagen na vervaldatum, kort en laagdrempelig).
    • Derde herinnering: telefonisch contact (14 dagen na vervaldatum, persoonlijk en oplossingsgericht).

• • Grote ondernemingen

• • • Eerste herinnering: e-mail naar financiële afdeling (op vervaldatum, met factuurspecificaties).
    • Tweede herinnering: tweede e-mail + cc aan financieel directeur (10 dagen na vervaldatum).
    • Derde herinnering: telefonisch contact met crediteurenbeheer (20 dagen na vervaldatum).
    • Laatste herinnering: aangetekende brief met ingebrekestelling (30 dagen na vervaldatum).

• Segmentatie op kredietscore

• •  Kredietscore hoog (lage risicoklanten)
    • Eerste herinnering: e-mail (op vervaldatum, vriendelijk en servicegericht).
    • Tweede herinnering: e-mail + sms (10 dagen na vervaldatum, reminder zonder dreiging).
    • Derde herinnering: telefonisch contact (20 dagen na vervaldatum, oplossingsgericht gesprek).
  • Kredietscore laag (hoog risico op wanbetaling)
    • Eerste herinnering: e-mail + sms (op vervaldatum, duidelijke betalingsinstructies).
    • Tweede herinnering: brief per post (7 dagen na vervaldatum, met juridische toon).
    • Derde herinnering: telefoongesprek (14 dagen na vervaldatum, vastlegging in dossier).
    • Laatste herinnering: overdracht naar incassobureau (30 dagen na vervaldatum).

• Segmentatie op regio

• •  Nederlandse klanten
    • Eerste herinnering: e-mail in formele stijl (op vervaldatum, direct en zakelijk).
    • Tweede herinnering: WhatsApp of sms (7 dagen na vervaldatum, kort en direct).
    • Derde herinnering: telefonisch contact (14 dagen na vervaldatum, klantgericht en oplossingsgericht).

• •  Internationale klanten

• • • Eerste herinnering: e-mail in Engelse of lokale taal (op vervaldatum, inclusief IBAN/BIC details).

• • • Tweede herinnering: tweede e-mail + telefoongesprek (10 dagen na vervaldatum, afhankelijk van land specifieke gewoonten).

• • • Laatste herinnering: juridische brief of overdracht aan een internationaal incassobureau (30 dagen na vervaldatum).

• • Segmentatie op uitstaand bedrag

• • •  Kleine openstaande bedragen (< €500)
      • Eerste herinnering: e-mail met betaalverzoek (op vervaldatum, vriendelijk en laagdrempelig).
      • Tweede herinnering: WhatsApp of sms (10 dagen na vervaldatum, met betaallink).
      • Derde herinnering: telefonisch contact (20 dagen na vervaldatum, klantgericht).
    • Grote openstaande bedragen (> €10.000)
      • Eerste herinnering: persoonlijke e-mail naar directie/financiële afdeling (op vervaldatum, inclusief gespreksopties).
      • Tweede herinnering: opvolg telefoongesprek met financieel verantwoordelijke (7 dagen na vervaldatum, oplossingsgericht).
      • Derde herinnering: officiële brief met aanmaning (14 dagen na vervaldatum, inclusief juridische gevolgen).
      • Laatste herinnering: overdracht aan juridisch team of incassobureau (30 dagen na vervaldatum).

Tip 3: Maak gebruik van een klantenportaal voor selfservice

Met een portaal kunnen klanten zelf 24/7 disputen oplossen of betalingen regelen, wat de tevredenheid verhoogt. Een klantenportaal biedt debiteuren de mogelijkheid om eenvoudig zelf zaken te regelen, zoals betalingsregelingen treffen, openstaande facturen inzien of disputen melden. Dit verlaagt de werkdruk en verhoogt de klanttevredenheid.

Waarom een klantenportaal belangrijk is

• Klanten regelen steeds vaker hun zaken online, zonder wachttijd. Een portaal stelt hen in staat 24/7 actie te ondernemen, zoals:
  • Betalingsregelingen aanvragen.
  • Openstaande facturen inzien of betalen.
  • Disputen melden.
• Automatiseer betalingsregelingen en disputen om tijd en werkdruk te besparen.

Praktische tips voor het gebruik van een klantenportaal

• Introduceer het portaal effectief: Verwijs in herinneringen via e-mail, sms of WhatsApp naar het klantenportaal. Bijvoorbeeld: “Regel uw betaling eenvoudig via ons portaal: [link].”
• Stimuleer gebruik: Bied duidelijke voordelen aan, zoals directe toegang tot facturen of de mogelijkheid om disputen snel te melden.
• Beheer betalingsregelingen slim: Stel parameters in voor betalingsregelingen, zoals het aantal termijnen en minimumbedragen, om efficiëntie en consistentie te waarborgen.

Een klantenportaal biedt gemak én versterkt uw financiële grip. Dit leidt tot snellere betalingen en een efficiëntere debiteurenafdeling. 

Met gepersonaliseerde communicatietemplates maakt u niet alleen een professionele indruk, maar verhoogt u ook de effectiviteit van uw debiteurenbeheer. Een kleine investering in personalisatie kan grote resultaten opleveren.

Tip 4: Zorg voor realtime inzichten en rapportages

Realtime inzichten en rapportages vormen de basis voor slimme beslissingen binnen uw debiteurenafdeling. Door direct zicht te hebben op belangrijke data zoals openstaande facturen en betalingsgedrag, kunt u beter anticiperen op mogelijke risico’s en tijdig bijsturen.

Waarom realtime inzichten belangrijk zijn

• Inzicht: U heeft altijd een actueel overzicht van openstaande posten, betalingsgedrag van debiteuren en trends in uw cashflow. Dit helpt om snel beslissingen te nemen en eventuele knelpunten aan te pakken.
• Strategie: Geavanceerde rapportages laten u trends en risico’s in kaart brengen, zoals piekmomenten in betalingsachterstanden. Dit biedt handvatten voor proactieve maatregelen.

Debiteurenrisico’s beheren met realtime data

Met realtime inzichten kunt u:

• Klanten herkennen die mogelijk niet op tijd betalen.
• Vervaldatums van facturen monitoren en tijdig actie ondernemen.
• Inzichtelijk krijgen welke disputen zich vaker voordoen en deze proactief en structureel oplossen.
• De prestaties van uw debiteurenbeleid analyseren en optimaliseren.

Praktische tips voor het gebruik van realtime rapportages

1. Focus op de juiste rapportages: Gebruik dashboards die zich richten op kerngegevens zoals:
   • Totaal openstaand debiteurensaldo en ouderdomsverdeling.
   • Betalingshistorie van klanten.
   •  Veelvoorkomende disputen.
2. Gebruik segmentatie: Analyseer specifieke klantgroepen, bijvoorbeeld op basis van regio, betaalgedrag of sector.
3. Integreer met andere processen: Zorg dat data uit rapportages direct toepasbaar is, bijvoorbeeld voor het aanpassen van betalingsherinneringen of het identificeren van wanbetalingen.

Tip 5: Zorg voor compliance met eisen rondom e-facturatie

E-facturatie is de toekomst. Het gaat verder dan een simpele pdf. Facturen worden digitaal uitgewisseld in een gestandaardiseerd formaat dat direct door boekhoud- en betalingssystemen kan worden verwerkt. Het resultaat? Minder fouten, snellere verwerking en een soepelere cashflow.

Waarom overstappen naar e-facturatie?

Steeds meer Europese landen maken e-facturatie verplicht.

E-facturatie in Duitsland

Vanaf 1 januari 2025 moeten alle Duitse bedrijven in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen die voldoen aan de EN 16931-norm. De verplichting om e-facturen te verzenden wordt gefaseerd ingevoerd: vanaf 1 januari 2027 voor bedrijven met een jaaromzet van meer dan € 800.000, en vanaf 1 januari 2028 voor alle bedrijven. 

E-facturatie in België

Het Belgische parlement heeft begin 2024 een wet goedgekeurd die elektronische facturatie verplicht stelt voor alle belastingplichtige bedrijven vanaf 1 januari 2026. 

E-facturatie in Nederland

Hoewel e-facturatie momenteel alleen verplicht is bij transacties met (rijks)overheden, zal de Europese Commissie met het wetsvoorstel ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA) e-facturatie voor B2B-transacties verplicht stellen in alle EU-lidstaten, waaronder Nederland. Deze nieuwe regelgeving schrijft voor dat e-facturatie naar verwachting vanaf 2028 de norm moet zijn binnen de EU.

E-facturatie vermindert fouten, verlaagt kosten en versnelt verwerking. En dat merkt u direct in een verbeterde cashflow.

Hoe blijft u compliant?

1. Houd de regels bij. Elke regio heeft zijn eigen deadlines en vereisten. Controleer regelmatig de regelgeving in de landen waar u actief bent, zodat u voorbereid blijft.
2. Update uw systemen. Is uw huidige facturatiesysteem klaar voor e-facturatie? Zo niet, overweeg dan om upgrades of integraties te implementeren die voldoen aan de nieuwste standaarden.
3. Betrek uw team. Een soepele overgang begint bij goed geïnformeerde medewerkers. Train uw team in de nieuwe processen en systemen, zodat ze precies weten wat er van hen wordt verwacht.

E-facturatie is niet alleen een wettelijke verplichting. Het is ook dé kans om uw processen efficiënter en toekomstbestendiger te maken. Door vandaag nog stappen te zetten, blijft u compliant én profiteert u van een soepelere werkwijze en verbeterde cashflow.

Met MaxCredible’s software past u alle 5 tips direct toe! 

Uw debiteurenbeheer efficiënter maken? MaxCredible helpt u om alle vijf de tips moeiteloos in de praktijk te brengen. Zo haalt u het maximale uit uw processen en krijgt u sneller betaald. 

• Automatiseer betalingsherinneringen. 
  • Met MaxCredible verstuurt u betalingsherinneringen automatisch via e-mail, sms, WhatsApp of brief. Voeg persoonlijke details toe en integreer betaallinks, zodat klanten heel gemakkelijk direct kunnen betalen. Minder werk voor uw team, meer betalingen op tijd binnen.
• Gebruik gepersonaliseerde communicatietemplates. 
  • Onze flexibele templates sluiten perfect aan bij uw klanten. Of het nu gaat om jongeren die u via WhatsApp bereikt, of ouderen die een brief ontvangen – u communiceert altijd op maat en in uw eigen huisstijl.
  • Ook voor B2B kunt u segmenteren. Splits bijvoorbeeld MKB en grote ondernemingen. Zo sluit uw communicatie beter aan op de klant. Het verbetert de klanttevredenheid, en verhoogt ook de kans op tijdige betalingen.
• Maak gebruik van een klantenportaal voor selfservice. 
  • Laat uw klanten 24/7 zelf hun zaken regelen via ons gebruiksvriendelijke portaal. Ze kunnen facturen inzien, betalingsregelingen treffen of disputen melden. Zo verlaagt u de werkdruk en verhoogt u de klanttevredenheid.
• Zorg voor realtime inzichten en rapportages. 
  • Met de krachtige Tableau dashboards ziet u in één oogopslag welke betalingen openstaan, veelvoorkomende disputen en betaalgedrag van klanten. Analyseer trends, identificeer risico’s en stuur uw processen tijdig bij.
• Wees voorbereid op e-facturatie. 
  • Samen met Banqup zorgt MaxCredible ervoor dat u klaar bent voor de toekomst. Onze oplossing maakt e-facturatie eenvoudig, compliant en volledig geïntegreerd in uw systemen. Minder fouten, meer zekerheid. 

Of kijk hoe KONE dat deed …

‘Door het implementeren van een gestructureerd plan heeft KONE opmerkelijke verbeteringen bereikt. Over een periode van twee jaar zijn de openstaande vorderingen met 3 miljoen euro (98,77) verminderd, is de DSO (Days Sales Outstanding) met 16 dagen verkort en zijn achterstanden in de afhandeling van nieuwbouw- en moderniseringsprojecten opgelost. 

De integratie van efficiënte processen en de samenwerking met MaxCredible hebben tastbare resultaten opgeleverd, waaronder een gestroomlijnd systeem voor klachtenafhandeling en verbeterd debiteurenbeheer.’

Key Results voor KONE:

• Bad Debt Provision: 98.77% reduction (Previously over 3 million euros)
• Overdue (>120 days): 99.9% reduction
• Average Outstanding (>60 days): Approximately 88.33% reduction
• Average Complaint Resolution Time: Approximately 60% improvement
• % Complaints to Total AR: 50% reduction 
• Current DSO: Approximately 29.5% reduction

Met MaxCredible haalt u alles uit uw debiteurenafdeling. Wilt u zien hoe eenvoudig dit werkt? Vraag vandaag nog een demo aan en ervaar het verschil!

Conclusie: Optimaliseer uw debiteurenafdeling met MaxCredible

Een efficiënte debiteurenafdeling zorgt voor een stabiele cashflow, minder zorgen en tevreden klanten. Automatiseer processen, personaliseer communicatie en gebruik realtime inzichten voor betere resultaten.

Met deze vijf tips – van automatische herinneringen tot het implementeren van e-facturatie – legt u de basis voor een efficiënter debiteurenbeheer. MaxCredible biedt alle tools die u nodig heeft om deze tips direct toe te passen.

Van geautomatiseerde herinneringen tot een gebruiksvriendelijk klantenportaal: MaxCredible maakt uw processen eenvoudiger, sneller en effectiever. Ontdek hoe bedrijven zoals PF Concept en Arxada hun cashflow verbeterden met MaxCredible. 

Vraag vandaag nog een gratis demo aan en profiteer al binnen een week van een efficiëntere debiteurenafdeling.