Is een cashflowoverzicht in Excel handig of is er een beter alternatief? Grip op cashflow betekent grip op uw bedrijf. Als CFO, controller of FP&A-analist weet u hoe belangrijk betrouwbare financiële data is. Maar hoe houdt u grip op uw cashflow zonder dat u vastloopt in foutgevoelige spreadsheets of complexe software? Vertrouwd uw bedrijf op Excel? Ontdek dan de voor- en nadelen van een kasstroomoverzicht in Excel vergeleken met geautomatiseerde systemen.

In dit artikel vergelijken we beide methoden voor u. Zo ontdekt u precies hoe Excel werkt als tool voor cashflowbeheer. Maar ook waar de beperkingen liggen. Waarom bieden geautomatiseerde systemen een efficiënter alternatief? Antwoorden op deze vraag en meer, ontdekt u in dit blogbericht.

Dit artikel in 30 seconden

• Grip op cashflow is cruciaal voor financiële stabiliteit.
• Excel is handig voor kleine bedrijven, maar schiet tekort bij complexe kasstromen.
• Grote bedrijven (mkb, mkb+ en corporates) hebben realtime-inzicht nodig om liquiditeitsproblemen en inefficiënte financiële planning te voorkomen.
• Excel biedt flexibiliteit en is laag in kosten. Daar tegenover staat dat het foutgevoelig en tijdrovend is, door handmatige invoer.
• Gebrek aan realtime-updates in Excel leidt tot verouderde informatie en verkeerde financiële beslissingen.
• Samenwerken in Excel is lastig door versiebeheerproblemen en veiligheidsrisico’s.
• Geautomatiseerde systemen, zoals die van MaxCredible, bieden nauwkeurige en actuele cashflowoverzichten.
• MaxCredible vermindert handmatige invoer en fouten via automatische factuurverwerking en gepersonaliseerde betalingsherinneringen.
  • Realtime-inzicht en rapportages met Tableau ondersteunen snelle en onderbouwde besluitvorming.
  • Naadloze integratie met meer dan 800 ERP- en boekhoudsystemen (zoals Exact, AFAS, en SAP via API) zorgt voor up-to-date data en minder fouten.
  • De functionaliteiten van MaxCredible zijn schaalbaar en voorbereid op veranderende regelgeving en e-facturatie.
  • Met MaxCredible profiteert u van automatisering die betalingen tot 50% versnelt en tot 80% tijd bespaart op repetitieve taken.
• Voor nauwkeurige cashflowoverzichten en efficiënte processen is een geautomatiseerd systeem de beste keuze.
• Vraag een demo aan bij MaxCredible en ontdek hoe u meer grip krijgt op uw cashflow!
  • ☎️ +31 (0)20 344 9070
  • 📧 of e-mail naar: sales@maxcredible.com

Het belang van cashflowbeheer voor middelgrote en grote bedrijven

Voor kleine bedrijven of organisaties met eenvoudige kasstromen kan Excel een prima oplossing zijn. Grote(re) bedrijven hebben een duidelijk inzicht op inkomende en uitgaande kasstromen nodig. Heeft een bedrijf dit niet? Dan loopt het risico op betalingsproblemen, liquiditeitstekorten en zelfs operationele beperkingen. Daarom is het belangrijk voor financiële professionals om continu over accurate en realtime data over hun cashflow te beschikken.

Cashflowbeheer beïnvloedt namelijk direct de operationele activiteiten. Komen betalingen laat binnen? Dan kan dat grote gevolgen hebben. Denk bijvoorbeeld aan investeringsmogelijkheden, crediteurenbetalingen en zelfs de salarissen van medewerkers. 

Vooral in middelgrote en grote ondernemingen, waar geldstromen ingewikkelder zijn, is meer grip op cashflow essentieel. Alleen zo wordt financiële stabiliteit gewaarborgd, en kunnen strategische beslissingen worden onderbouwd. 

Zonder een goed cashflowoverzicht ontstaan er risico’s:

• Onvoorziene liquiditeitsproblemen.
  •  Een onvolledig beeld van openstaande facturen kan leiden tot krapte op de rekening, waardoor belangrijke betalingen vertraging oplopen.
• Inefficiënte financiële planning.
  • Zonder betrouwbare data over verwachte inkomsten is het lastig om toekomstige uitgaven en investeringen te plannen.
• Verstoorde klantrelaties.
  •  Wanneer bedrijven last hebben van late betalingen, moeten ze herinneren, aanmanen en soms zelfs incassobureaus inschakelen. Dit kan de relatie met klanten verslechteren.

Dankzij een up-to-date cashflowoverzicht voorkomt u financiële verrassingen. Veel bedrijven gebruiken Excel, maar dit programma kent zijn beperkingen. Met name met betrekking tot realtime-inzicht in inkomende kasstromen.

Een andere oplossing is gebruikmaken van geautomatiseerde systemen. Denk hierbij aan creditmanagementsoftware zoals die van MaxCredible. Geautomatiseerde systemen bieden een effectiever alternatief. Het geeft volledig en actueel inzicht in openstaande facturen. Ook ziet u zo heel eenvoudig wat het betalingsgedrag van uw debiteuren is. 

Een hoog debiteurensaldo vertraagt uw cashflow en vergroot financiële risico’s. Ontdek in deze blog hoe u uw debiteurensaldo verlaagt en uw cashflow verbetert.

Wat is een goed cashflowoverzicht in Excel?

Excel is al jaren een veelgebruikte tool voor het bijhouden van cashflowoverzichten. Veel financiële professionals vertrouwen op spreadsheets. Zo houden ze inkomsten en uitgaven bij, maken ze prognoses en budgetteren ze. Maar hoe effectief is Excel wanneer de kasstromen gecompliceerder worden?

Basiskennis van cashflowbeheer in Excel

Cashflowoverzichten in Excel zijn tabellen of dashboards waarin de in- en uitgaande kasstromen van een bedrijf worden weergegeven. Dit biedt inzicht in de liquiditeitspositie en helpt bij het plannen van toekomstige betalingen en investeringen.

Veelgebruikte functies en formules in Excel voor cashflowbeheer zijn:

• SUM()-functie: Voor het optellen van inkomsten en uitgaven.
• IF()-functie: Voor het toepassen van voorwaarden, bijvoorbeeld bij betalingsscenario’s.
• VLOOKUP()/XLOOKUP(): Voor het zoeken van klantbetalingen of openstaande facturen in een dataset.
• PivotTables: Voor het analyseren en groeperen van cashflowgegevens.

Voordelen van het gebruik van Excel voor cashflowbeheer

• Excel is flexibel en aanpasbaar
  • U kunt uw cashflowmodel volledig naar eigen wens inrichten en specifieke formules toevoegen.
• Het is breed inzetbaar.
  • Excel is bekend onder financiële professionals en wordt in vrijwel elke organisatie gebruikt.
• Er zijn geen extra softwarekosten.
  • Voor bedrijven die geen grote IT-investeringen willen doen, is Excel een toegankelijke en goedkope oplossing.

Uiteraard zijn er ook nadelen. Excel vereist hoofdzakelijk handmatige invoer en is daardoor foutgevoelig. Bovendien ontbreekt realtime-inzicht, wat een groot nadeel is bij het beheren van inkomende kasstromen. 

Uitdagingen en beperkingen van kasstroomoverzichten in Excel

Excel is een krachtige en flexibele tool. Desondanks brengt het vooral voor complexere kasstromen beperkingen met zich mee. Veel bedrijven zijn afhankelijk van nauwkeurige en actuele cashflowoverzichten. Dit realtime-inzicht biedt Excel gewoonweg niet. Is uw bedrijfsvoering afhankelijk van deze overzichten? Dan kan het werken met Excel een belemmering vormen. 

Handmatige invoerfouten

Handmatige invoer verhoogt het risico op fouten en kost veel tijd, vooral bij groeiende bedrijven met complexe financiële stromen. Een kleine typefout in een formule of een verkeerd gekopieerde cel heeft grote gevolgen voor de nauwkeurigheid van het cashflowoverzicht. Het kan zelfs leiden tot verkeerde financiële prognoses en onjuiste besluitvorming. Dat moet voorkomen worden. 

Gebrek aan realtime-updates

Het ontbreken van realtime data-updates is een van de grootste beperkingen van Excel. Hierdoor moeten financiële professionals spreadsheets namelijk handmatig bijwerken. Alleen zo behouden ze een actueel overzicht. 

Hierdoor bestaat het risico dat beslissingen worden genomen op basis van verouderde informatie. Het gevolg? De financiële gezondheid van uw bedrijf negatief wordt beïnvloed.

Tijdrovend onderhoud en complexiteit

Hoe groter en complexer een bedrijf is, hoe lastiger het is om effectief met cashflowoverzichten in Excel te werken. Niet alleen moeten de formules en macro’s nauwkeurig worden onderhouden, maar de fouten moeten ook worden opgespoord. Dit kost ontzettend veel tijd. En tijd kost geld.

Beperkte samenwerking en toegankelijkheid

Een ander groot nadeel aan Excel is dat Excelbestanden vaak lokaal opgeslagen worden. Soms worden ze gedeeld via e-mail. Dit maakt samenwerken erg lastig. Versiebeheer is problematisch, vooral wanneer meerdere teamleden aan dezelfde spreadsheet werken. 

Daarnaast zijn er de veiligheidsrisico’s. Datalekken of ongeautoriseerde wijzigingen zijn moeilijk te voorkomen in Excel.

Door deze beperkingen is Excel vaak niet de beste keuze voor bedrijven die behoefte hebben aan accuraat en up-to-date cashflowbeheer. Voor hen is een geautomatiseerd systeem een beter alternatief.

Geautomatiseerde cashflowoverzichten met de creditmanagementsoftware van MaxCredible

De creditmanagementsoftware van MaxCredible minimaliseert handmatige invoer en vermindert fouten door geautomatiseerde processen. Gepersonaliseerde betalingsherinneringen, automatische factuurverwerking en realtime-inzicht in openstaande posten zorgen ervoor dat uw cashflow nauwkeurig en betrouwbaar blijft.

Realtime-inzichten en rapportages met Tableau

Dankzij de integratie met Tableau biedt de software van MaxCredible realtime-updates en diepgaande analyses. U krijgt direct inzicht in inkomende kasstromen, wat snelle en goed onderbouwde besluitvorming mogelijk maakt.

Naadloze integratie met boekhoudpakketten en ERP-Systemen

De software van MaxCredible koppelt via API’s met meer dan 800 systemen, zoals Exact, AFAS en SAP via API. Dit betekent automatische datasynchronisatie en altijd up-to-date cashflowoverzichten.

Schaalbaarheid en toekomstbestendigheid

MaxCredible groeit mee met uw organisatie en bereidt u voor op veranderende regelgeving rondom e-facturatie, mede dankzij partners zoals Unified Post.  Het betaalgedrag en de betaalhistorie binnen MaxCredible maken nauwkeurige forecasting mogelijk en versterken uw cashflowbeheer.

Efficiënt debiteurenbeheer is de sleutel tot een gezonde cashflow. Ontdek hier hoe u betalingen versnelt met een gestroomlijnde debiteurenadministratie.

Wat is de beste optie voor uw bedrijf?

Excel biedt flexibiliteit en lage kosten, maar kent ook grote nadelen zoals foutgevoeligheid, tijdrovend onderhoud en het ontbreken van realtime inzichten. MaxCredible elimineert deze beperkingen door automatisering, realtime rapportages en naadloze integraties met boekhoudsystemen.

Voor bedrijven die afhankelijk zijn van nauwkeurige cashflowoverzichten en efficiënte processen, is een geautomatiseerd systeem zoals die van MaxCredible de beste keuze. Het biedt niet alleen directe besparingen in tijd en foutenreductie, maar stelt financiële teams ook in staat om strategischer te werken.

Met MaxCredible profiteert u van facturen die tot 50% sneller worden betaald. Ook bespaart u tot 80% van uw tijd op herhalende taken die worden geautomatiseerd. 

Wilt u meer grip op uw cashflow en profiteren van realtime inzichten? Vraag vandaag nog een demo aan van MaxCredible en ontdek hoe uw bedrijf efficiënter gaat werken met een geautomatiseerd cashflowoverzicht.