In Nederland alleen al wordt gemiddeld 32,7% van de facturen te laat voldaan, volgens Atradius. Een efficiënt facturatieproces is dus onmisbaar voor een gezonde cashflow. Wist u dat bedrijven die geautomatiseerde facturatiesystemen implementeren, hun DSO (Days Sales Outstanding) met gemiddeld 20% verminderen?

Snelle betalingen verlagen uw debiteurensaldo en versterken uw financiële positie. Inefficiënte processen veroorzaken fouten, vertragingen en hoge kosten. Door automatisering en duidelijke communicatie haalt u meer uit uw facturatie. Minder handwerk, meer betalingen op tijd.

Maar hoe zorgt u ervoor dat uw facturatieproces geoptimaliseerd wordt? Dat en meer ontdekt u in dit blogbericht.

Dit artikel in 30 seconden

• Een efficiënt facturatieproces is essentieel voor een gezonde cashflow. Automatisering en duidelijke communicatie verminderen fouten en versnellen betalingen. 
• Over het algemeen bestaat het facturatieproces uit vijf stappen:
  • 1: De factuur aanmaken
  • 2: Hem versturen
  • 3: Het opvolgen van de factuur
  • 4: Betalingen verwerken
  • 5: Het proces analyseren. 

Automatisering stroomlijnt deze stappen.

• Er is een belangrijk onderscheid tussen de facturatie en het factureringsproces. Facturatie omvat het hele proces, terwijl factureringsproces alleen de uitgifte van facturen betreft.
• Vertragingen in uw facturatieproces leiden tot late betalingen kunnen leiden tot cashflowproblemen. Dat is waarom tijdige facturatie zo belangrijk is.
• Waarom automatiseren? Het vermindert fouten, verhoogt de efficiëntie, en zorgt voor snellere betalingen. Dit levert directe voordelen op voor uw cashflow en omzet.
• Veelvoorkomende gevolgen met betrekking tot een inefficiënt facturatieproces zijn late betalingen, factuurfouten en handmatige verwerking. Ze zorgen voor extra kosten en vertragingen. Automatisering lost dit op.
• Kies voor automatisering met de creditmanagementsoftware van MaxCredible. Onze software biedt krachtige oplossingen, zoals:
  • Geautomatiseerde herinneringen volledig in huisstijl en afgestemd op klantvoorkeuren.
  • Realtime inzichten via Tableau Reporting.
  • Integraties met meer dan 800 boekhoudprogramma’s, ERP- en CRM-systemen zoals SAP, Exact, Twinfield, AFAS en Salesforce.
• MaxCredible’s software verbetert uw klantcommunicatie. 
• Wilt u ook ervaren dat betalingen tot 50% sneller worden gedaan? Probeer dan de creditmanagementsoftware van MaxCredible 7 dagen gratis uit, of neem contact met onze specialisten voor een live demo:
  • ☎️ +31 (0)20 344 9070
  • 📧 of e-mail naar: servicedesk@maxcredible.com

Wat houdt het facturatieproces in?

Het facturatieproces omvat alle stappen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat uw klanten tijdig en correct betalen. Van het opstellen en verzenden van facturen tot het verwerken van betalingen en eventuele opvolging bij achterstanden.

De stappen van het facturatieproces

Het facturatieproces verloopt volgens een aantal logische stappen:

1. Stap 1: Factuur aanmaken.
   Een correcte en overzichtelijke factuur bevat essentiële gegevens zoals:

• • Klantinformatie.
  • Factuurnummer.
  • Datum.
  • Vervaldatum.
  • Specificaties van geleverde diensten of producten.
  • Factuurbedrag. 

1. Stap 2: Factuur versturen.

• De factuur wordt veelal nog verzonden als pdf-document. De factuur als pdf kan via verschillende kanalen worden verzonden, zoals e-mail, brieven, sms of zelfs WhatsApp. Afhankelijk van de behoefte van de klant, kan het juiste kanaal worden ingezet.

1. Stap 3: Betalingsherinneringen opvolgen.

• Als een betaling uitblijft, worden geautomatiseerde herinneringen verstuurd. Dankzij segmentatie en gepersonaliseerde communicatie bereikt de herinnering de klant op de juiste manier. Zo is het bijvoorbeeld effectiever om jongeren via WhatsApp te benaderen en zakelijke klanten juist via e-mail.

1. Stap 4: Ontvangst van betaling en verwerking.

• Zodra de klant betaalt, wordt dit verwerkt in het boekhoudprogramma. Is de factuur volledig betaald, dan zal de factuur sluiten en niet meer worden herinnerd. Heeft de klant een deelbetaling gedaan, dan wordt de transactie verwerkt en vermeld op de herinnering. Dit voorkomt fouten en maakt handmatige verwerking overbodig.

1. Stap 5: Analyse en optimalisatie.

• Monitor continu het betaalgedrag van uw debiteuren en analyseer waar mogelijke knelpunten zitten. Door trends in betalingsgedrag te volgen, bent u in staat problemen, indien ze zich voordoen, tijdig te signaleren en op te lossen. Zo kunt u eventuele escalaties voor zijn.

Een goed ingericht facturatieproces bespaart tijd, versnelt betalingen en houdt uw debiteurensaldo gezond. Met de juiste software automatiseert u moeiteloos elke stap, van factuuruitgifte tot betaling.

Onderscheid tussen facturatie en factureringsproces

Hoewel ‘facturatie’ en ‘factureringsproces’ vaak als synoniemen worden gezien, zit er een belangrijk onderscheid tussen:

• Facturatie verwijst naar het gehele proces: van het opstellen van een factuur tot de betaling, inclusief opvolging en eventuele herinneringen.
• Factureringsproces richt zich specifieker op het versturen van de facturen zelf, een van de eerste stappen binnen het bredere facturatieproces.

Door onderscheid te maken in het proces, kunt u beter bepalen waar in uw financiële proces momenteel knelpunten zitten en dus optimalisaties mogelijk zijn. Zo maakt u het mogelijk om zowel de factuuruitgifte te stroomlijnen als de opvolging efficiënter te maken.

Het belang van tijdige facturatie

Tijdige facturatie is cruciaal voor een gezonde cashflow. Elke vertraging in het versturen van facturen leidt tot vertraagde betalingen en een slechtere cashflow.

• Versnelling van betalingen.
  • Factureer binnen 24 uur na levering of dienstverstrekking. Hierdoor is de kans op tijdige betaling 15% hoger.
• Verbetering van de cashflow.
  • Snellere facturatie leidt tot 15% snellere betaling. Hierdoor beschikt u eerder over uw geld, wat u helpt om lopende kosten te dekken en nieuwe investeringen te doen.
• Vermindering van betalingsrisico’s.
  • Tijdig factureren van de klant zorgt voor snellere betalingen. Hierdoor wordt het risico verlaagt en worden financiële problemen voorkomen.

Met een geautomatiseerd systeem worden uw klanten tijdig gefactureerd en herinnerd. Zo voorkomt u vertragingen en houdt u grip op uw facturatieproces. Dit levert niet alleen financiële voordelen op, maar versterkt ook uw positie richting uw klanten.

Waarom het facturatieproces optimaliseren?

Een geoptimaliseerd facturatieproces is geen luxe, maar een noodzaak. Het vermindert fouten, versnelt betalingen en verbetert de cashflow. Dit zorgt niet alleen voor meer financiële stabiliteit, maar verhoogt ook de efficiëntie in uw organisatie.

“Een geoptimaliseerd facturatieproces is geen luxe, maar een noodzaak. Zo heeft PF Concept, na de implementatie van MaxCredible’s software, hun DSO in 1,5 jaar tijd met 25% gereduceerd.“

Voordelen voor cashflow en omzet

Een efficiënt facturatieproces zorgt direct voor financiële voordelen:

• Snellere betalingen.
  • Automatisering en tijdige opvolging zorgen ervoor dat facturen tot 50% sneller worden betaald. Hierdoor vermindert uw debiteurensaldo en komt er meer werkkapitaal vrij.
• Verbeterde cashflow.
  • Betalingen komen sneller binnen, wat uw liquiditeit verhoogt. Dit stelt u in staat om rekeningen tijdig te betalen, te investeren in groei en financiële stabiliteit te behouden.
• Meer omzet.
  • Met een gestroomlijnd proces besteedt u minder tijd aan administratie en meer tijd aan groei en strategische beslissingen.

Impact op financiële administratie

Optimalisatie verbetert niet alleen de cashflow, maar ook de efficiëntie van uw financiële administratie:

• Minder handmatig werk.
  • Automatisering elimineert repetitieve taken zoals het sturen van herinneringen. Dit bespaart tot wel 80% tijd en reduceert de kans op fouten.
• Meer overzicht.
  • Met realtime data-analyse kunt u niet alleen trends voorspellen, maar ook uw debiteurenbeheer optimaliseren.
• Betere schaalbaarheid.
  • Een efficiënt proces maakt het makkelijker om te groeien, zonder dat de administratieve last toeneemt.

Waarom MaxCredible’s creditmanagementsoftware gebruiken voor uw facturatieproces?

Een efficiënt facturatieproces begint bij de juiste tools. MaxCredible’s creditmanagementsoftware biedt alles wat u nodig heeft om uw facturatieproces te optimaliseren en het betaalproces van uw klanten te versnellen.

• Volledig geautomatiseerde facturatie.
  • Elimineer handmatige processen. Met MaxCredible worden betalingsherinneringen automatisch verstuurd in uw eigen huisstijl, en wordt het communicatiekanaal afgestemd op de voorkeuren van uw klanten. U bespaart tot wel 80% van uw tijd, door herhalende taken en handmatige werkzaamheden te automatiseren.
• Realtime inzicht in uw debiteurensaldo.
  • Met Tableau Reporting heeft u altijd een compleet overzicht van betalingen, openstaande facturen en trends. Dit stelt u in staat om snel beslissingen te nemen en uw cashflow te verbeteren. 
• Klantgerichte communicatie.
  • MaxCredible zorgt ervoor dat elke klant wordt bereikt via het juiste kanaal: sms, WhatsApp, e-mail of brieven. Dankzij slimme segmentatie sluit het communicatiekanaal perfect aan bij de doelgroep, of het nu om GenZ of Boomers gaat.
• Problemen oplossen met dispuutmanagement.
  • Los factuurproblemen snel en efficiënt op. Met MaxCredible voorkomt u dat klachten betalingen vertragen en verbetert u de klanttevredenheid.
• Naadloze integratie met uw systemen.
  • Onze software integreert moeiteloos met meer dan 800 boekhoudprogramma’s via API en rechstreeks met Exact, AFAS en Twinfield. Ook facturatieprogramma’s zoals Banqup zijn naadloos te integreren.
  • Bovendien koppelt u eenvoudig met ERP-systemen zoals SAP en Microsoft Dynamics, en met CRM-software zoals Salesforce. Dit maakt foutgevoelige handmatige invoer overbodig en zorgt voor een soepel en betrouwbaar proces.

Krijg sneller betaald en verbeter uw cashflow

MaxCredible biedt u meer dan alleen automatisering van uw debiteurenbeheer. Het is een strategische keuze voor bedrijven die hun cashflow willen verbeteren, klantrelaties willen versterken en inefficiënties willen minimaliseren.

• Met MaxCredible kunnen bedrijven de tijd die ze aan betalingsherinneringen besteden met ca. 80% verminderen.
• Met realtime data-analyse kunt u niet alleen trends voorspellen, maar ook uw debiteurenbeheer optimaliseren.
• Klanten zoals Arxada hebben hun cashflow met 15% verbeterd met de implementatie van MaxCredible.

Wilt u meer ontdekken over het optimaliseren van uw cashflowoverzicht? Neem dan een kijkje bij ons blogbericht over de voordelen van geautomatiseerd debiteurenbeheer >

Ontdek de voordelen van MaxCredible’s software zelf

Maak vandaag nog de overstap naar een efficiënter facturatieproces. Neem contact op met MaxCredible en krijg inzichten hoe onze klanten hun DSO met 25% verlagen. Plan direct een demo en ontdek de mogelijkheden.

Verbeter uw facturatieproces met 4 praktische tips

Uw facturatieproces verbeteren en optimaliseren is een essentieel proces. Van het foutloos opstellen van facturen tot het proactief opvolgen van betalingen, elke stap telt. Met deze tips haalt u meer uit uw facturatie en zorgt u voor snellere betalingen en tevreden klanten.

1. Maak het facturatieproces eenvoudiger
2. Ga voor geautomatiseerde opvolging van openstaande facturen
3. Kies voor kredietbeoordeling en monitoring
4. Analyseer met realtime-inzicht

Tip 1: Snel en foutloos facturen opmaken

Wilt u snel en foutloos facturen opmaken? Dat doet u zo: 

• Gebruik dynamische templates in uw facturatiesoftware om sneller en eenvoudiger factureren aan te passen voor verschillende klanten.
• Automatiseer btw-calculaties en valuta-aanpassingen voor internationale klanten.
• Controleer op correcte bedragen, btw-percentages en eventuele kortingen.
• Zorg ervoor dat uw facturen voldoen aan de laatste wet- en regelgeving, zoals e-invoicing en UBL-formaat.

Tip 2: Automatische opvolging en betalingsherinneringen

Automatische opvolging en betalingsherinneringen helpen u tot 80% van uw tijd te besparen. Zo zorgt u voor een strak automatiseringsproces: 

• Stuur automatische herinneringen voor openstaande facturen om tijdige betaling te stimuleren.
• Stel duidelijke betalingsvoorwaarden op en communiceer deze vooraf.
• Personaliseer herinneringen op basis van klantvoorkeur: e-mail, sms, WhatsApp of brief.
• Gebruik een klantgerichte toon om herinneringen professioneel en effectief te houden.

Tip 3: Kredietbeoordeling en monitoring

Ook de kredietbeoordeling en monitoring is van groot belang:

• Controleer de kredietwaardigheid van klanten voorafgaand aan een samenwerking.
• Stel kredietlimieten in en volg deze proactief op om risico’s te beperken.
• Gebruik monitoringtools om klanten met betalingsrisico’s tijdig te identificeren.
• Minimaliseer wanbetalingen door vroegtijdig in te grijpen.

Tip 4: Analyseer met realtime-inzicht

• Integreer uw facturatiesoftware met boekhoudprogramma’s en ERP-systemen voor foutloze gegevensoverdracht.
• Gebruik realtime data-analyse om trends in betalingsgedrag te ontdekken.
• Identificeer knelpunten in uw proces en verbeter deze met data-inzichten.
• Zet dashboards in om betalingen, debiteurensaldi en andere financiële gegevens inzichtelijk te maken.

MaxCredible creditmanagementsoftware is de oplossing

MaxCredible is dé partner voor bedrijven die hun facturatieproces willen optimaliseren. Onze software automatiseert tijdrovende processen, biedt realtime inzichten en zorgt voor klantgerichte communicatie. Dit resulteert in snellere betalingen, minder fouten en een sterk verbeterde cashflow.

Automatisering en realtime inzichten met MaxCredible

MaxCredible haalt de complexiteit uit uw facturatieproces door slimme technologie:

• Geautomatiseerde betalingsherinneringen.
  • Herinner klanten automatisch aan openstaande facturen, in een toon en via een kanaal dat bij hen past.
• Kredietbeoordeling en monitoring.
  • Identificeer risico’s tijdig door inzicht in de financiële status van klanten. Stel proactief kredietlimieten in.
• Integraties met boekhoudprogramma’s en ERP-systemen.
  • Naadloze koppelingen met meer dan 800 systemen, zoals Exact, AFAS en SAP, voorkomen handmatige invoer en fouten.
• Realtime data-analyse met Tableau Reporting.
  • Krijg direct inzicht in trends, knelpunten en betalingsgedrag via overzichtelijke dashboards.

MaxCredible’s klantgerichte communicatie

Veel obstakels die de betaling van de klant vertragen, liggen aan de leverancier zelf. MaxCredible zorgt ervoor dat u consistent met uw klanten in contact treedt over openstaande facturen. Zo zorgt u ervoor dat de klant eerder problemen meldt wanneer die zich voordoen. Dit helpt u als leverancier om het probleem zo spoedig mogelijk op te lossen.

MaxCredible helpt met: 

• Communicatie rondom de factuur.
  • Voordat een factuur vervalt, kunt u ervoor kiezen om via de MaxCredible-applicatie met uw klant in contact te treden omtrent de openstaande factuur. Hierdoor stel je de klant in staat om eventuele problemen in een vroegtijdig stadion te melden.
• Multimediale communicatie.
  • Stem de communicatie af op de voorkeur van de klant. Kies voor WhatsApp, sms, e-mail of brieven. Dit vergroot de kans op tijdige betalingen.

Bespaar tot 80% van uw tijd door herhalende taken te automatiseren

Met MaxCredible bespaart u tot 80% van de tijd die normaal wordt besteed aan handmatige processen. Het resultaat? Facturen worden sneller betaald, uw debiteurensaldo blijft beheersbaar, en uw cashflow verbetert aanzienlijk.

Ervaar hoe MaxCredible uw facturatieproces kan transformeren. Vraag vandaag nog een demo aan en ontdek hoe u betalingen tot 50% sneller kunt innen.