Wil je je klanten op een zo effectief mogelijke manier benaderen? Richt dan een duidelijke workflow in, die geldt voor de hele organisatie. Doe dit nog vóórdat je zakendoet met een klant. Bedrijfsbreed spreek je dus af welke acties er worden ondernomen in welke situatie. Denk hierbij aan het betaaltermijn dat jullie aanhouden, wanneer de klant een betaalherinnering kan verwachten, op welk moment jullie een aanmaning versturen en wanneer er wordt overgegaan tot een incassotraject. Met andere woorden: de hele organisatie moet meten, bewaken en bijstellen waar nodig.

Betaalt je klanten de door jou gestuurde facturen niet? Dan loont het om te kijken wat de reden daarvoor is. Inzicht hebben in waarom je klanten soms niet of te laat betalen kan gedoe in de toekomst voorkomen. Misschien blijkt uit een credit check dat jouw klant helemaal niet betrouwbaar is, of is je andere klant simpelweg vergeten de factuur over te maken. Registreer per klant de reden voor non-betaling, zodat het hele bedrijf in de toekomst weet hoe die klant benaderd moet worden. Soms betekent het dat je stenger voor je klant moet zijn als de betaling maar niet wordt gedaan. Door het bij te houden kun je structureel een oplossing vinden voor de opvolging van je klant.

Het loont op je klanten van tevoren in groepen in te delen. Je deelt je klanten in op basis van risico, bedrijfsgrootte en andere door jou ingestelde parameters. Staat een klant bij jou bekend als goede betaler? Of heb je juist die ene klant die maar niet op tijd lijkt te kunnen betalen? Met segmentatie weet je dat je je slechte betaler vaker zal moeten opvolgen en dat je stenger kan zijn, terwijl je de goede betaler wellicht wat meer kunt loslaten. Ook kun je per groep passende communicatiekanalen instellen, waardoor je op een effectieve manier je klant benadert. Daarover hieronder meer.

Wil je dat je debiteur snel betaalt? Dan is een goede communicatie van belang. Maak in je communicatie duidelijk om welke factuur het gaat, wanneer de termijn verstrijkt en wat het precieze bedrag is.

Ook de manier waarop je je klant benadert kan van belang zijn voor een snelle betaling. Waar je bij sommige klanten een e-mail kunt versturen, werkt bij een andere klant een formele brief veel beter. En sommige klanten kun je prima een beveiligde betaallink via WhatsApp sturen, als is gebleken dat deze manier bij ze past. Pas je communicatie dus aan op je klanten, zodat je sneller je geld binnenkrijgt en daarmee je werkkapitaal op peil houdt.

Voor een aanpak waarmee je echt bovenop je betalingen zit, kun je het beste overstappen op een automatisch proces. Daarmee bespaar je veel tijd, kosten en moeite – zeker als je klantendatabase groeiende is. Je richt één keer je workflow in en segmenteert je klanten in betalingsrisico’s en meest effectieve benadering. Op die manier kun jij er van uit gaan dat je werkkapitaal altijd op orde is.

Met de innovatieve MaxCredible Customer Credit Management software versnel je de order-to-cash cycle aanzienlijk, voor lagere kosten. Het automatiseren van het credit management proces loont echt als je een oplossing op maat zoekt, waarmee je het credit management proces automatiseert.